Takaisin sanastoon

Mitä yrityksen tiedostojen synkronointi ja jakaminen on?

Yrityksen tiedostojen synkronointi ja jakaminen on ohjelmistopalvelu, jonka avulla käyttäjät voivat turvallisesti jakaa ja synkronoida tiedostoja, asiakirjoja, valokuvia sekä videoita useilla eri laitteilla työntekijöiden, kumppanien tai asiakkaiden kanssa. Yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalveluiden avulla organisaatiot voivat käyttää toimipaikan tai pilvipalvelun tallennustilaa organisaation omista tietoturva- tai vaatimustenmukaisuustarpeista riippuen. Monet yritykset soveltavat yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamistekniikkaa estääkseen työntekijöitä käyttämästä kuluttajille suunnattuja tiedostojen jakamissovelluksia, joita tietotekniikkaosasto ei voi hallinnoida tai valvoa.

Yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelut saattavat sisältää työnkulun ominaisuuksia, joilla käyttäjät voivat muokata tiedostoja, jättää kommentteja ja jäljittää asiakirjojaversioita. Tietoturvaominaisuuksia ovat esimerkiksi todennus, tietojen salaus ja kontitus. Joidenkin palveluiden avulla tietotekniikkatiimeillä on jopa mahdollisuus asettaa yksityiskohtaisia pääsykäytäntöjä. Näin voidaan valvoa sitä, mihin kullakin henkilöllä on pääsy.

Yrityksen tiedostojen synkronoinnin ja jakamisen hyödyt

Tiedostojen turvallinen jakaminen

Jos yhtiöt eivät tarjoa tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelua, työntekijät päätyvät käyttämään omia, heille tuttuja työkaluja. Tietotekniikkaosasto ei voi hallita sitä, miten tietoja tallennetaan tai jaetaan, ja kenties saa tietää vaarantuneista tiedoista vasta liian myöhään. Tämä saattaa olla vieläkin vaarallisempaa, jos työntekijät käyttävät omia työkalujaan tiedostojen jakamiseen kolmansien osapuolten kanssa.

Yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelu yhdistää henkilökohtaisen tiedostojen jakamispalvelun kätevyyden ja yksinkertaisuuden yrityksille suunniteltuihin, käyttäjien tuottavuutta, tietoturvaa, joustavuutta ja tietotekniikkaosaston valvontamahdollisuuksia lisääviin ominaisuuksiin. Joihinkin palveluihin sisältyy edistyneitä tietoturvan valvontaominaisuuksia ja vaatimustenmukaisuussäädöksiä, kuten:

  • tallennusmahdollisuudet toimipaikassa tai pilvipalvelussa 
  • yksityiskohtainen käytönvalvonta, suojatut todennusprotokollat sekä valtuutuskäytännöt
  • etäkäyttöinen tietojen pyyhkiminen, laitteen lukitseminen, salakoodisuojaus, sallittujen/estettyjen lista sekä tietojen vanhentumisen käytännöt 
  • reaaliajassa tapahtuva käyttäjien toiminnan jäljitys ja tarkastus
  • todennusta ja käyttäjien valmistelua yksinkertaistava integrointi yrityksen hakemistopalveluihin 
  • latausrajoitukset (sekä palvelimelle että palvelimelta), tietojen vanhentumisen päivämäärät sekä rajoitettu pääsy verkon sijainnin perusteella.

Pääsy mistä tahansa

Ihmisten työskentely ei ole enää rajattu yhteen ainoaan yrityksen omistamaan laitteeseen tai toimistosijaintiin. Tämän päivän jatkuvasti kasvava mobiili henkilöstö odottaa saavansa pääsyn kaikkeen tarvitsemaansa miltä laitteelta tai mistä paikasta tahansa, ja he odottavat käyttökokemuksen olevan kuluttajille suunnatun kaltainen.

Yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelut mahdollistavat mobiilit työskentelytavat antamalla käyttäjille mahdollisuuden synkronoida tiedostoja kaikilla laitteillaan sekä helpon pääsyn kaikkeen tarvitsemaansa sijainnistaan riippumatta.

Tietojen menettämisen estäminen ja vikatilanteiden hallinta

Kun tiedot on tallennettu ja niitä hallinnoidaan keskitetysti yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelun avulla, tietovuotojen esto on helpompaa – oli kyse sitten kyberturvallisuutta uhkaavasta hyökkäyksestä, kadonneesta tai varastetusta laitteesta tai työntekijän virheestä. Yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelujen avulla tietoja on helppo säilyttää varmuuskopioituina ja suojattuina.

Asiakirjojen työnkulut ja yhteistyö

Yhä useammat yrityksen tiedostojen synkronointi- ja jakamispalvelut kehittyvät sisällyttämään työnkulun ja sisältöyhteistyön ominaisuuksia, kuten:

  • asiakirjojen hallinta, jolla varmistetaan sisäisten ja yrityksen ulkopuolelle lähetettävien asiakirjojen turvallinen vaihto; näitä asiakirjoja ovat esim. sopimukset, ehdotukset, koulutustyökalut, aloittamiseen tarvittavat asiakirjat, työnsuorituksen arvioinnit, markkinointimateriaali, myyntiesittelyt ja tuotetiedot
  • juridisesti sitovat sähköiset allekirjoitukset
  • käyttäjille lähetettävät, tarkistamis- ja/tai hyväksymispyynnöistä automaattisesti muistuttavat ilmoitukset
  • työnkulun automatisointi sisäänrakennetulla yhteisluonnilla sekä palaute- ja hyväksyntäprosesseilla
  • versioiden hallinta, jotta työntekijät voivat jäljittää asiakirjojen muutoksia eri tietolähteissä ja eri laitteilla.

Lue lisää siitä, miten Citrix voi auttaa omissa yrityksen tiedostojen synkronointiin ja jakamiseen tai sisältöyhteistyöhön liittyvissä tarpeissasi.

Lisämateriaalit:

Mobiilituottavuus ja tiedostojen synkronointi ja jakaminen
Tiedostojen turvallisen jakamisen ja säilytyksen varmistaminen
Joustavat tietojen tallennusvaihtoehdot yritysten tietojen synkronoinnin ja jakamisen avulla
Yritysten skaalattavuus ja sisältöyhteistyö